Ihre Partnerin für Dokumenten­scanning und Datenerfas­sungen

Bei der Digitali­sierung werden papierba­sierte Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder Akten eingescannt und in digitale Dateien umgewandelt. Diese können anschliessend sicher gespeichert, durchsucht und elektronisch weiterver­ar­beitet werden.

Die Digitali­sierung spart Platz und Kosten, beschleunigt Arbeitspro­zesse und ermöglicht einen schnellen, ortsunab­hän­gigen Zugriff auf Informationen. Außerdem verbessert sie die Zusammen­arbeit und erhöht die Datensicherheit.

Grundsätzlich lassen sich nahezu alle Papierdo­ku­mente digitali­sieren, darunter:
Rechnungen und Belege
Verträge und Urkunden
Personal- und Kundenakten
Projekt- und Verwaltungsunterlagen
Pläne bis A0
Prüfungen

Ja. Bei fachgerechter Digitali­sierung und revisions­si­cherer Archivierung (PDF – A) sind digitale Dokumente rechtlich gültig.

OCR (Texterkennung) wandelt gescannte Dokumente in durchsuch­baren Text um. Dadurch lassen sich Inhalte schnell finden, kopieren und automati­siert weiterver­ar­beiten.

Die Dokumente werden in PDF – A bereitge­stellt

Digitale Dokumente sind sehr sicher, wenn sie professionell verarbeitet werden. Dazu gehören Zugriffs­be­schrän­kungen, Verschlüs­selung, regelmäßige Backups und die Einhaltung der DSGVO.

Nach der Digitali­sierung können die Papierdo­ku­mente – sofern gesetzlich erlaubt – datenschutz­konform vernichtet (Reisswolf) oder weiterhin archiviert werden. Gerne beraten wir Sie hierzu.

Die Dauer hängt von der Menge, dem Zustand der Dokumente und dem gewünschten Bearbeitungs­umfang ab. Kleine Projekte können oft innerhalb weniger Tage abgeschlossen werden.

Die Kosten richten sich nach Umfang, Dokumentenart, Scanqualität und Zusatzlei­stungen wie OCR oder Indexierung. Gerne erstellen wir Ihnen ein individu­elles Angebot.

Der digitale Posteingang ist eine Dienstlei­stung, bei der Ihre physische und/oder digitale Eingangspost zentral empfangen, digitali­siert und strukturiert elektronisch zur Verfügung gestellt wird. So haben Sie jederzeit und ortsunab­hängig Zugriff auf Ihre Post.

In der Regel verarbeiten wir:

• Briefpost
• Rechnungen
• Verträge
• Behörden- und Geschäftspost
• optional: E-Mails und Anhänge
• Ausgenommen sind in der Regel Pakete und Sendungen mit besonderen gesetzlichen Einschrän­kungen.

• Sie leiten Ihre Post an die Adresse von ESPAS um
• Die Dokumente werden geöffnet, sortiert und eingescannt
• Inhalte werden indexiert (z. B. Absender, Datum, Betreff)
• Sie erhalten die Dokumente täglich zur gleichen Zeit digital mittels Microsoft Authenti­cator App als Grundlage zur sicheren 2-fach-Authenti­fi­zierung
• Die Originale werden je nach Vereinbarung archiviert, weiterge­leitet oder vernichtet

In der Regel am selben Werktag immer zur selben Zeit nach Eingang der Post

Die Daten werden in sicheren Rechenzentren innerhalb der Schweiz gespeichert

Nur autorisierte Personen mit entsprechenden Zugriffs­rechten (2-fach-Authenti­fi­zierung). Sie können Benutzer und Rollen individuell festlegen

Je nach Vereinbarung werden die physischen Dokumente an Sie weiterge­leitet, bei uns eingelagert oder revisions­konform vernichtet (Reisswolf)

Ja, häufig ist eine Integration in DMS-, ERP- oder Buchhaltungs­sy­steme. Die verfügbaren Schnittstellen hängen vom Anbieter ab

• Unternehmen mit hohem Postaufkommen
• Selbstständige und Freiberufler:innen
• Kanzleien (Steuer, Recht, Beratung)
• Remote- oder Hybrid-Teams
• Unternehmen mit mehreren Standorten
• Privatper­sonen
• Overlander

• Zeit- und Kostener­sparnis
• Ortsunab­hän­giger Zugriff
• Mehr Transparenz und Nachvoll­zieh­barkeit
• Reduzierung von Papier und manuellem Aufwand
• Verbesserte Prozesse und schnellere Reaktions­zeiten

Die Vereinbarung kann gegenseitig per Ende Monat mit einer Kündigungs­frist von drei Monaten gekündigt werden. Änderungen dieser Vereinbarung sind möglich und bedürfen der schriftlichen Form.