Ihre Partnerin für Dokumentenscanning und Datenerfassungen
Unser elektronisches Datenmanagement ermöglicht eine effiziente Verarbeitung und eine platzsparende Verwaltung Ihrer Dokumente.
Scan-Center
Die Digitalisierung Ihrer Dokumente durch ESPAS bietet eine Vielzahl an Vorteilen. Sie erhalten mittels unserem langjährigen Know-how OCR-lesbare und mit Volltext durchsuchbare sowie revisionskonforme PDF/A Dokumente.
ESPAS rundum Scanning-Service
Die Welt wird immer digitaler. Gemeinsam mit unserem Scanningpartner ESPAS ermöglichen wir individuelle Lösungen für Digitalisierung sämtlicher Papierdokumente und das Einrichten eines Workflowmanagements.
Digitaler Posteingang
ESPAS erfasst und digitalisiert Ihren physischen Posteingang. Suchen Sie eine Partnerin, die täglich Ihre Rechnungen, Briefe etc. für Sie einscannt und weiterverarbeitet? Sie erhalten für Ihr Unternehmen oder für den privaten Gebrauch täglich Ihre Post nicht mehr in Papierform, sondern nach Ihren Wünschen vorsortiert, digitalisiert in elektronischer Form zur bequemen Weiterbearbeitung. Auf Wunsch übernehmen wir auch gerne die Bearbeitung der digitalen Dokumente, z. B. Vorkontieren Ihrer Rechnungen ect.
Postzustellung mit ortsunabhängigen Zugriff!
Datenerfassung und -pflege
Die Erfassung und der Unterhalt von Daten ist oft mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Ein erfolgreiches Kundenmanagement lebt von gut gepflegten Kundendaten. Durch die Auslagerung dieser Tätigkeiten können Sie sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft fokussieren. Mit unserer jahrelangen Erfahrung und dem Pool an flexiblen Mitarbeiter:innen sind wir Ihr effizienter Partner in der fristgerechten Verarbeitung grosser Datenmengen. Dabei stellen wir ein hohes Mass an Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Datenschutz-Standards sicher.
Weil die Datenqualität entscheidend ist!
Bestellannahme
Bei der Bearbeitung von digitalen Kundenbestellungen sind Qualität und Schnelligkeit zentral.
Während Sie Ihre Aufmerksamkeit Ihren Kund:innen widmen, erfassen wir eingehende Bestellungen schnell, zuverlässig und kostengünstig. Unser grosser Pool an flexiblen Mitarbeiter:innen gewährleistet ständige Erreichbarkeit und die sorgfältige Auftragsbearbeitung zu den definierten Bürozeiten.
Wie können wir Sie weiter unterstützen?
Sozialer Mehrwert
Wirtschaftlich handeln, sozial wirken. Ihr Auftrag schafft Mehrwert – für Ihr Unternehmen und für unsere engagierten Mitarbeiter:innen.
M. Frei, Geschäftsführer ESPAS
Die Datenerfassung und -pflege ist ein sensibles Thema. Mit ESPAS haben wir einen verlässlichen Partner, der alle Informationen vertraulich und gemäss Datenschutzverordnung verarbeitet.
Mit ESPAS verbindet mich nicht nur eine professionelle Zusammenarbeit, sondern auch eine gemeinsame Haltung: wertschätzend, zuverlässig und nah am Menschen.
Diese Unternehmen vertrauen auf unsere Dienstleistungen
Nehmen Sie Kontakt auf
Susanne Arnold ist Ihre Ansprechpartnerin für den Bereich Dokumenten-Scanning und Datenerfassung
Bei der Digitalisierung werden papierbasierte Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder Akten eingescannt und in digitale Dateien umgewandelt. Diese können anschliessend sicher gespeichert, durchsucht und elektronisch weiterverarbeitet werden.
Die Digitalisierung spart Platz und Kosten, beschleunigt Arbeitsprozesse und ermöglicht einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen. Außerdem verbessert sie die Zusammenarbeit und erhöht die Datensicherheit.
Grundsätzlich lassen sich nahezu alle Papierdokumente digitalisieren, darunter:
Rechnungen und Belege
Verträge und Urkunden
Personal- und Kundenakten
Projekt- und Verwaltungsunterlagen
Pläne bis A0
Prüfungen
Ja. Bei fachgerechter Digitalisierung und revisionssicherer Archivierung (PDF – A) sind digitale Dokumente rechtlich gültig.
OCR (Texterkennung) wandelt gescannte Dokumente in durchsuchbaren Text um. Dadurch lassen sich Inhalte schnell finden, kopieren und automatisiert weiterverarbeiten.
Die Dokumente werden in PDF – A bereitgestellt
Digitale Dokumente sind sehr sicher, wenn sie professionell verarbeitet werden. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, regelmäßige Backups und die Einhaltung der DSGVO.
Nach der Digitalisierung können die Papierdokumente – sofern gesetzlich erlaubt – datenschutzkonform vernichtet (Reisswolf) oder weiterhin archiviert werden. Gerne beraten wir Sie hierzu.
Die Dauer hängt von der Menge, dem Zustand der Dokumente und dem gewünschten Bearbeitungsumfang ab. Kleine Projekte können oft innerhalb weniger Tage abgeschlossen werden.
Die Kosten richten sich nach Umfang, Dokumentenart, Scanqualität und Zusatzleistungen wie OCR oder Indexierung. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Der digitale Posteingang ist eine Dienstleistung, bei der Ihre physische und/oder digitale Eingangspost zentral empfangen, digitalisiert und strukturiert elektronisch zur Verfügung gestellt wird. So haben Sie jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf Ihre Post.
In der Regel verarbeiten wir:
- Briefpost
- Rechnungen
- Verträge
- Behörden- und Geschäftspost
- optional: E-Mails und Anhänge
- Ausgenommen sind in der Regel Pakete und Sendungen mit besonderen gesetzlichen Einschränkungen.
- Sie leiten Ihre Post an die Adresse von ESPAS um
- Die Dokumente werden geöffnet, sortiert und eingescannt
- Inhalte werden indexiert (z. B. Absender, Datum, Betreff)
- Sie erhalten die Dokumente täglich zur gleichen Zeit digital mittels Microsoft Authenticator App als Grundlage zur sicheren 2-fach-Authentifizierung
- Die Originale werden je nach Vereinbarung archiviert, weitergeleitet oder vernichtet
In der Regel am selben Werktag immer zur selben Zeit nach Eingang der Post
Die Daten werden in sicheren Rechenzentren innerhalb der Schweiz gespeichert
Nur autorisierte Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten (2-fach-Authentifizierung). Sie können Benutzer und Rollen individuell festlegen
Je nach Vereinbarung werden die physischen Dokumente an Sie weitergeleitet, bei uns eingelagert oder revisionskonform vernichtet (Reisswolf)
Ja, häufig ist eine Integration in DMS-, ERP- oder Buchhaltungssysteme. Die verfügbaren Schnittstellen hängen vom Anbieter ab
- Unternehmen mit hohem Postaufkommen
- Selbstständige und Freiberufler
- Kanzleien (Steuer, Recht, Beratung)
- Remote- oder Hybrid-Teams
- Unternehmen mit mehreren Standorten
- Privatpersonen
- Overlander
- Zeit- und Kostenersparnis
- Ortsunabhängiger Zugriff
- Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Reduzierung von Papier und manuellem Aufwand
- Verbesserte Prozesse und schnellere Reaktionszeiten
Die Vereinbarung kann gegenseitig per Ende Monat mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten gekündigt werden. Änderungen dieser Vereinbarung sind möglich und bedürfen der schriftlichen Form.
Die Stiftung ESPAS
ESPAS setzt sich für die soziale und berufliche Rehabilitation und Integration von Menschen mit psychischen oder körperlichen Erwerbsbeeinträchtigungen ein.